Apakah Anda seorang profesional yang sedang dalam proses mengubah karir atau sedang mencari pekerjaan sampingan? Apakah tertarik untuk bekerja remote sebagai asisten administrasi, tetapi tidak yakin apakah kemampuan Anda cocok untuk pekerjaan itu?
Ini adalah panduan lengkap untuk peran asisten administrasi jarak jauh Panduan ini menjelaskan bagaimana pengalaman Anda dapat menjadi langkah karir yang sempurna.
Jika pekerjaan sebagai asisten administrasi menarik bagi Anda, mari kita lihat lebih dekat detailnya.
Apa itu Asisten Administrasi?
Asisten administrasi dapat bekerja di berbagai posisi, bidang keahlian, dan tingkat karir. Dari posisi entry-level hingga asisten eksekutif, ada pekerjaan untuk semua tingkatan.
Meskipun tanggung jawab dapat berbeda antara perusahaan dan bahkan departemen, ada beberapa tanggung jawab penting yang biasanya tumpang tindih.
Asisten administrasi biasanya bertanggung jawab atas pengelolaan dan penyebaran informasi di lingkungan kantor. Menjawab telepon, mengelola email, dan menyimpan file adalah beberapa contoh pekerjaan ini.
Anda dapat menjadi titik pertama yang dihubungi pelanggan atau karyawan lainnya, menciptakan suasana kantor yang ramah, dan memastikan bahwa semua orang merasa diterima.
Untuk memastikan bahwa keterampilan dan kemampuan sesuai untuk posisi tersebut, sangat penting untuk membaca dengan cermat deskripsi pekerjaan. Misalnya, peran administrasi umum dapat mencakup pekerjaan seperti membantu pertemuan bisnis, melacak anggaran departemen, menjadwalkan dan mengoordinasikan pekerjaan staf pendukung, dan menganalisis data untuk laporan khusus.
Sementara itu, peran asisten eksekutif mungkin lebih fokus pada pekerjaan yang membantu seorang pemimpin, seperti mengelola email, merencanakan rapat, dan mengatur perjalanan.
Berapa Penghasilan Asisten Administrasi?
Semua orang pasti ingin tahu tentang potensi penghasilan ketika mereka mempertimbangkan karir baru. Asisten administrasi mendapatkan gaji rata-rata $21,19 per jam, atau sekitar $44.080 per tahun, sedangkan asisten eksekutif dapat mendapatkan gaji lebih tinggi, rata-rata $65.980 per tahun.
Bergantung pada industri, gaji dapat bervariasi. Dibandingkan dengan asisten yang bekerja di bidang pekerjaan sosial atau kesehatan, asisten yang bekerja di bidang profesional, ilmiah, atau teknis dapat dibayar lebih tinggi.
10 Keterampilan Asisten Administrasi Terbaik
Untuk sukses dalam pekerjaan asisten administrasi, Anda perlu menguasai kombinasi keterampilan teknis dan keterampilan lunak.
Keterampilan Hard Skill:
- Kemahiran dalam Software Perkantoran:
Ini mencakup kemampuan untuk menggunakan software seperti Microsoft Office seperti Word, Excel, PowerPoint, dan Google Workspace secara efektif. Ini termasuk membuat dan mengedit dokumen teks di Word, mengelola data, membuat grafik di Excel, dan membuat presentasi PowerPoint yang menarik.
- Data Manajemen dan Report:
Kemampuan ini mencakup kemampuan untuk mengelola data dengan tepat dan menghasilkan laporan yang akurat menggunakan alat seperti Microsoft Excel atau perangkat lunak database. Ini termasuk mengumpulkan data, mengorganisasikannya, melakukan analisis dasar, dan menyajikan hasil dalam format yang mudah dipahami.
- Dasar Pembukuan dan Manajemen Keuangan:
Kemampuan ini mencakup pengetahuan dasar akuntansi dan kemampuan untuk melakukan pembukuan dasar dengan software keuangan. Ini termasuk mencatat faktur, mengawasi pengeluaran, dan memastikan bahwa bisnis mematuhi peraturan keuangan.
- Penjadwalan dan Manajemen Kalender:
Ini termasuk menggunakan alat kalender untuk mengelola jadwal pribadi dan profesional dengan baik. Jadwalkan pertemuan, mengelola janji temu, dan memastikan tidak ada tabrakan jadwal yang mengganggu adalah semua contohnya.
- Persiapan Dokumen dan Presentasi:
Kemampuan untuk menulis, memformat, dan menyajikan dokumen atau presentasi dengan cara yang profesional dan menarik termasuk dalam keterampilan ini. Ini termasuk mengorganisasikan data dengan jelas, menggunakan grafik atau gambar jika diperlukan, dan memastikan bahwa pesan disampaikan dengan efektif kepada audiens yang dituju.
Keterampilan Soft Skill:
· Keterampilan Komunikasi:
Ini mencakup kemampuan untuk berkomunikasi dengan jelas dan efektif baik secara lisan maupun tulisan. Ini penting untuk memberikan informasi kepada rekan kerja dan klien serta menulis email dan dokumen yang terstruktur dengan baik.
· Keterampilan Organisasi:
Kemampuan ini mencakup kemampuan untuk mengatur pekerjaan seseorang secara efektif selain pekerjaan tim. Untuk menjaga operasi yang lancar, ini termasuk mengelola file, mengatur jadwal, dan mengelola tugas dan tenggat waktu dengan baik.
· Kemampuan dalam Memecahkan Masalah:
Keterampilan ini mencakup kemampuan untuk menganalisis situasi, membuat keputusan dengan cepat, dan menemukan solusi praktis untuk masalah yang muncul secara tiba-tiba.
· Keterampilan Interpersonal:
Ini termasuk kemampuan untuk membangun hubungan yang kuat dan saling menguntungkan dengan rekan kerja di perusahaan dan dengan orang-orang eksternal, seperti klien atau vendor. Keterampilan ini membantu dalam bekerja sama dengan baik dan menciptakan lingkungan kerja yang positif.
· Kemampuan Beradaptasi dan Fleksibilitas:
Kemampuan ini termasuk kemampuan untuk dengan mudah menyesuaikan diri dengan perubahan dalam prosedur kerja, teknologi baru, atau kebutuhan bisnis yang berubah. Kemampuan ini sangat penting untuk menjaga produktivitas dan efisiensi di lingkungan kerja yang selalu berubah.
Kualifikasi Asisten Administrasi: Gelar & Sertifikasi Gelar:
- Gelar Associate di bidang Administrasi Bisnis atau Manajemen Kantor: Program dua tahun yang menawarkan pelatihan dalam dasar-dasar bisnis, prosedur kantor, dan aplikasi komputer.
- Gelar Sarjana Administrasi Bisnis atau bidang terkait: Gelar empat tahun yang memberikan pemahaman mendalam tentang operasi bisnis dan prinsip-prinsip manajemen.
Sertifikasi:
- Certified Administrative Professional (CAP): Sertifikasi dari International Association of Administrative Professionals (IAAP) yang mencakup komunikasi organisasi, penulisan bisnis, manajemen proyek, dan teknologi.
- Microsoft Office Specialist (MOS): Sertifikasi yang mengonfirmasi keterampilan dalam aplikasi Microsoft Office.
- Professional Administrative Certification of Excellence (PACE): Sertifikasi yang memvalidasi keahlian dalam penulisan, manajemen proyek, dan komunikasi.
Cara Menjadi Asisten Administrasi: 5 Langkah
- Mendapatkan Pendidikan: Memiliki ijazah sekolah menengah atau gelar associate di bidang terkait.
- Dapatkan Pekerjaan Tingkat Awal: Memulai dengan posisi entry-level seperti asisten kantor, asisten administrasi junior, atau resepsionis.
- Jaringan: Membangun jaringan profesional melalui acara industri dan platform seperti LinkedIn.
- Kembangkan Keterampilan Anda: Mengambil kursus atau lokakarya tambahan untuk meningkatkan keterampilan teknis dan lunak.
- Targetkan Pencarian Anda: Mencari peran yang sesuai dengan tujuan karir dan menyesuaikan resume serta surat lamaran untuk menyoroti keterampilan dan pengalaman yang relevan.
Jenis Pekerjaan Administrasi
- Pekerjaan Koleksi: Mengawasi penagihan piutang yang belum dibayar.
- Pekerjaan Executive Assistant: Memberikan dukungan administratif tingkat tinggi kepada eksekutif.
- Pekerjaan Finance: Mengelola dokumen, menyiapkan laporan, membantu penganggaran, dan menangani komunikasi klien.
- Pekerjaan Health Administration: Bekerja di rumah sakit, klinik, dan panti jompo, menjadwalkan prosedur pasien, dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan perawatan kesehatan.
- Pekerjaan Legal Administrative Assistant: Membantu pengacara dengan persiapan kasus, mengelola dokumen hukum, dan menjadwalkan pertemuan klien.
- Pekerjaan Office Assistant: Menangani tugas kantor umum, seperti menjawab telepon, mengelola email, dan menjadwalkan janji temu.
Jabatan Administratif
Beberapa jabatan pekerjaan administratif meliputi:
- Administrative Assistant
- Administrative Coordinator
- Administrator
- Receptionist
- Appointment Scheduler
- Billing Specialist
- Business Development Representative
- Chat Support Specialist
- Coordinator
- Data Entry Clerk
- Email Support Specialist
- Event Coordinator
- Legal Assistant
- Marketing Assistant
- Medical Records Specialist
- Office Manager
- Operations Coordinator
- Operations Manager
- Personal Assistant
- Receptionist
- Research Assistant
- Scheduler
- Secretary
- Virtual Admin
- Virtual Assistant
Temukan Pekerjaan Administrasi
Sebagai asisten administrasi, Anda akan memainkan peran penting dalam menjamin bahwa fungsi organisasi mana pun berjalan dengan baik. Dengan pekerjaan ini, memiliki banyak tugas sehari-hari, kesempatan untuk berkembang dalam karir, dan cara untuk memanfaatkan keterampilan dengan cara yang baru dan menarik.
