Dengan mengidentifikasi area-area di mana Anda mungkin mengalami kesulitan atau perlu perbaikan, Anda bisa membuat langkah-langkah konkrit untuk memperbaiki cara Anda mengatur dan mengelola waktu.
Misalnya, Anda mungkin sudah tahu cara membuat rencana liburan yang bagus, tetapi masih kesulitan mengatur prioritas dan menyelesaikan tugas sehari-hari dengan efisien.
Untuk menjadi lebih baik dalam manajemen waktu secara keseluruhan, harus melihat di mana Anda menghadapi masalah dan mengambil tindakan yang tepat.
Membuat Jadwal yang Dapat Dikelola
Membuat jadwal yang dapat dikelola dengan baik adalah kunci untuk efisiensi dalam mengatur waktu. Cara terbaik untuk melakukannya, serta alat atau sistem mana yang Anda pilih untuk mendukungnya, dapat berbeda-beda sesuai dengan preferensi masing-masing orang, tetapi ada beberapa prinsip umum yang dapat membantu siapa pun membangun fondasi yang kuat untuk manajemen waktu yang efektif.
1. Perencanaan yang Efektif
Apakah Anda memiliki daftar tugas yang sangat rinci atau garis besar tugas yang jelas saat memulai hari? Kemampuan untuk merencanakan dengan baik adalah kunci untuk manajemen waktu yang efektif.
Ketika memiliki pemahaman yang jelas tentang tugas-tugas yang harus diselesaikan, menyusun jadwal harian atau mingguan menjadi lebih mudah. Langkah pertama adalah membuat daftar semua tugas yang harus diselesaikan setiap hari, termasuk batas waktu yang ditetapkan untuk menyelesaikannya.
Ketika tugas tambahan atau penundaan muncul secara tidak terduga, pastikan jadwal Anda sedikit fleksibel. Sangat penting untuk mempelajari dan menggunakan metode perencanaan yang sesuai dengan gaya dan lingkungan kerja Anda.
Teknik terbaik adalah yang membuat Anda termotivasi untuk menggunakannya, jadi luangkan waktu untuk mencoba beberapa dan menemukan yang terbaik.
2. Pengaturan Prioritas
Mengendalikan cara menggunakan waktu adalah kunci sukses dalam manajemen waktu, yang biasanya melibatkan kemampuan untuk mengidentifikasi dan menangani tugas-tugas yang paling penting atau mendesak terlebih dahulu sehingga Anda dapat menyelesaikannya dengan efisien sebelum terganggu oleh hal-hal lain yang mungkin muncul dalam jadwal.
Selain memprioritaskan tugas-tugas pribadi, penting juga untuk mempertimbangkan komunikasi yang terbuka dan pemahaman yang baik tentang prioritas yang ditetapkan oleh atasan atau manajer Anda.
Jika Anda mengerjakan tugas yang Anda anggap penting, tetapi kemudian atasan Anda menganggap ada tugas yang lebih penting yang harus Anda selesaikan, ini dapat menyebabkan perubahan dalam jadwal dan prioritas kerja Anda.
Pengaturan prioritas yang tepat dan komunikasi yang jelas meningkatkan efisiensi kerja sehari-hari dan mengurangi konflik saat menyelesaikan tugas.
3. Jangan Ragu untuk Mengatakan “Tidak”
Seringkali ada banyak tugas dan orang yang membutuhkan waktu dan perhatian. Namun, penting untuk dapat memilih dengan bijak siapa dan apa yang layak untuk difokuskan. Risiko akan meningkat dan stres akan meningkat jika Anda tidak selektif.
Sebagai contoh, ketika manajer atau atasan memberi lebih banyak tugas, penting bagi Anda untuk dapat menjelaskan apa yang dapat Anda lakukan dan bagaimana hal itu akan mempengaruhi prioritas jadwal saat ini.
Dalam beberapa kasus, ini dapat berarti menawarkan solusi atau menentukan urutan tugas mana yang harus dilakukan lebih dulu. Keterampilan untuk mengelola ekspektasi ini dengan baik dapat membantu menghindari terlalu banyak kerja dan menjaga keseimbangan antara kehidupan profesional dan pribadi.
Intinya adalah aktif mengelola kemampuan. Penting untuk memilih dengan cermat apa yang akan Anda lakukan dan bagaimana hal itu akan mempengaruhi kinerja secara keseluruhan daripada hanya menerima semua perintah.
Oleh karena itu, tidak hanya mempertahankan produktivitas tetapi juga mempertahankan kesehatan mental dan kepuasan dalam pekerjaan.
4. Manajemen Gangguan
Apakah pemberitahuan email atau update media sosial mengganggu sehingga sulit untuk tetap fokus pada tugas-tugas rutin? Apakah anak-anak di rumah saat Anda bekerja dari rumah mengganggu atau rekan kerja di kantor? Anda mungkin mengalami gangguan secara teratur dan kurang produktif, jika Anda jujur pada diri sendiri.
Sangat penting untuk mengidentifikasi faktor penyebab gangguan secara akurat dan kemudian membuat pendekatan yang efisien untuk mengatasi gangguan tersebut.
Sebagai contoh, apakah Anda dapat mengatur waktu istirahat untuk anak-anak ketika mereka pulang dari sekolah.
Sehingga dapat memberikan perhatian sepenuhnya pada mereka, sebelum kembali bekerja? Mungkin juga bisa mengatur pemberitahuan “jangan ganggu” di email selama beberapa jam di pagi dan sore hari untuk membantu Anda fokus pada tugas yang sedang dilakukan.
Ada berbagai cara untuk menangani gangguan ini. Yang paling penting adalah memahami kapan dan mengapa gangguan tersebut terjadi, dan kemudian menetapkan batasan yang sehat untuk diri sendiri dan orang lain agar lebih fokus dan produktif.
5. Hindari Multitasking
Banyak orang percaya bahwa cara terbaik untuk mengelola waktu adalah melakukan banyak hal sekaligus. Namun, penelitian telah menunjukkan bahwa multitasking sebenarnya dapat memiliki efek yang sangat merugikan.
Seringkali, seseorang menjadi terpecahkan perhatian dan kewalahan mental ketika mencoba menyelesaikan beberapa tugas sekaligus, seperti memeriksa email sambil mendengarkan telepon atau menyelesaikan beberapa tugas sekaligus.
Multitasking sering membuat seseorang merasa terburu-buru dan tidak mampu menghasilkan hasil terbaik dari setiap tugasnya, daripada memberikan fokus penuh pada setiap tugas. Hasilnya, tenggat waktu sering terlewat dan kesalahan yang bisa saja dihindari.
Oleh karena itu, cara terbaik untuk mengatur waktu adalah dengan fokus pada satu tugas sekaligus. Memberikan perhatian sepenuhnya pada pekerjaan yang sedang dilakukan memungkinkan seseorang untuk tetap terorganisir, mengurangi kemungkinan kesalahan, dan menyelesaikan tugas dengan lebih efisien.
Dengan kata lain, itu bukanlah tentang melakukan sebanyak mungkin tugas sekaligus, tetapi tentang bagaimana melakukannya dengan efisiensi.
6. Istirahat
Untuk mencapai tingkat produktivitas terbaik, Anda harus secara teratur meninggalkan meja kerja untuk beristirahat. Studi menunjukkan bahwa mengambil waktu untuk beristirahat dan bernapas dapat meningkatkan produktivitas Anda.
Mengalirkan darah ke seluruh tubuh dan memberi pikiran Anda kesempatan untuk sepenuhnya melepaskan diri dari pekerjaan adalah dua aspek penting dari beristirahat dengan efektif. Anda dapat melakukan hal-hal kecil seperti minum air di dapur, berjalan-jalan sebentar, atau melakukan beberapa gerakan yoga sederhana.
Ini adalah jenis istirahat yang sangat baik untuk mengembalikan kewaspadaan dan fokus. Selain itu, istirahat jangka panjang, seperti makan siang atau hari libur, termasuk dalam kategori ini.
Waktu luang yang direncanakan sangat penting untuk mengembalikan energi. untuk memastikan bahwa Anda melakukan usaha terbaik Anda.
Menguasai Keterampilan Manajemen Waktu Anda
Siapa pun yang pernah mencoba untuk berpegang pada resolusi Tahun Baru tahu betapa sulitnya untuk melakukan perubahan dalam hidup. Membentuk kebiasaan baru yang sehat memang memerlukan waktu dan upaya yang konsisten.
Jangan terlalu terpukul jika ada saat-saat di mana Anda merasa gagal atau mundur dari tujuan Anda. Kunci utamanya adalah untuk terus melangkah maju, bahkan ketika terasa sulit.
Dengan menjaga komitmen dan konsistensi dalam melakukan perubahan, akhirnya kebiasaan baru tersebut akan terbentuk. Anda akan menemukan bahwa dengan waktu, apa yang awalnya terasa sulit akan menjadi lebih mudah dan alami.
Hasilnya, Anda akan merasakan peningkatan energi dan mengurangi tingkat stres karena mengambil kendali atas jadwal dan aktivitas, bukan hanya mengikuti arusnya.
Ingatlah bahwa mengubah kebiasaan adalah proses yang berkelanjutan. Setiap langkah kecil yang Anda ambil untuk melakukan perubahan positif adalah langkah penting menuju peningkatan kualitas hidup secara keseluruhan.
Sampai dapat mencapai tujuan Anda dan merasakan manfaat dari kebiasaan baru yang lebih produktif dan sehat.
